Gestion de projet en ligne avec alloprojets : guide rapide

Création du projet

• Créez votre projet en saisissant un nom, en renseignant les informations associées comme un compte twitter, N'oubliez pas de saisir l'email associé à votre compte paypal si vous souhaitez pouvoir recevoir des dons.
  
• Si vous marquez votre projet public, chacun peut le voir et proposer son aide
• Si vous êtes par exemple une entreprise et n'utilisez alloprojets que pour la gestion de projet, vous pouvez rendre votre projet privé, il ne sera plus visible que par ses membres et non trouvable dans le moteur de recherche
• Une fois enregistré, vous devez avoir un écran ressemblant à celui ci :
  
• Cliquez sur le premier lien pour accéder à l'écran suivant :
  
• Découpez ensuite votre projet en taches, chacunes associées à une compétence nécessaire prise dans une liste déroulante, avec des précisions sur la compétence (spécialité demandée) et avec une description explicite de la tache. Si votre projet est public, cela permettra uniquement aux inscrits ayant déclaré cette compétence de postuler pour cette tache. N'oubliez pas de préciser la durée prévue de la tache pour pouvoir plus tard éditer le diagramme de gantt de votre projet et calculer les dates de début et de fin de chaque tache.
• Vous pouvez à tout moment accéder aux actions pour votre projet dans la page qui liste vos projets créés (menu GESTION PROJET > Gérer vos projets créés ou administrés)
  
  Depuis cette page, vous pouvez éditer les détails du projet en cliquant sur son intitulé, accéder à l'écran des taches en cliquant sur "taches et affectations", ou saisir les contraintes de précédences entre les taches en cliquant sur "planning".
• Cet écran permet de visualiser les dates de début au plus tot et fin au plus tôt de chaque tache de votre projet.
  Vous pouvez relancer le calcul via les boutons en haut de la page, exporter en csv ces taches avec leurs dates, ou modifier l'ordre d'une tache en cliquant sur "éditer contraintes".Via la saisie de contraintes de précédence entre les taches, la modification de la date d'une tache entraine le recalcul des dates de début au plus tot des taches liées:
  
  Il vous suffit alors d'indiquer quelles sont les taches qui ne peuvent démarrer qu'après celle que vous avez sélectionnée, en cliquant sur les cases à cocher.
• Dès la modification de la date de début ou de fin d'une tache, toutes les personnes associées à cette tache ou à une tache liées reçoivent un mail les informant.
• Chaque participant à accède a son espace membre en cliquant en haut à droite sur ACCEDEZ A VOTRE ESPACE PERSO ou via le menu VOTRE COMPTE >ESPACE PERSO,
  
  Dans cet espace membre, il peut visualiser un calendrier lui indiquant les futures échéances à venir (début/fin d'une tache il est affecté, réunion ...)
  
  
• Dans votre page de projet (menu GESTION DE PROJET > Gérer vos projets administrés )Un ou plusieurs administrateurs peuvent être nommés en plus du créateur du projet (lien "admins"), s'ils sont affectés à au moins une tache du projet :
  
  donnant la possibilité de créer des réunions, y inviter des participants: (en cliquant sur le lien "réunions" dans la barre des actions marron en bas de la page) :
  
  
• Chaque personne affectée à une tache peut, via l'onglet "mes participations" de son espace membre, signaler la fin ou le retard d'une tache (ce qui décalera les taches qui doivent suivre celle-ci et informera les personnes affectées)
  
  et éditer une liste de sous-tache que le créateur du projet peut annoter (todo list).


Alloprojets exploite cette liste de sous-taches pour vous indiquer si vous êtes en retard sur une tache ou non en tenant compte du poids de chaque élément de la todo list, de la date début prévue de la tache, de la date actuelle et du poids total de l'ensemble des items de la todolist pour cette tache.

Sondages, communication et suivi

• Les administrateurs de chaque projets peuvent lancer des sondages de viabilité pour votre projet (dans la page qui liste vos projets, menu GESTION DE PROJET > Gérer vos projets créés : lien SONDAGES.
  
  
• éditer les actualités d'un projet pour tenir informé les membres d'alloprojets qui suivent le projet.
• annoter les todo listes écrites par les participants de chaque tache.
• Par ailleurs, les membres de chaque projet peuvent utiliser le chat pour discuter en direct.